Attraverso il budget economico è possibile stimare con precisione ricavi, costi e margini, garantendo un approccio strategico alla gestione delle risorse aziendali

Il processo di budgeting è uno degli strumenti più potenti che hai a disposizione per gestire in modo efficace la tua azienda. Non si tratta solo di fare i conti a fine mese, ma di pianificare con attenzione le risorse e gli obiettivi futuri, assicurandoti di essere sempre sulla strada giusta per raggiungere i risultati che desideri.

Immagina il budget come una mappa che ti guida lungo il percorso: senza una direzione chiara, rischi di trovarti impreparato di fronte agli imprevisti o, peggio, di non sfruttare al meglio le opportunità di crescita. Pianificare correttamente ti permette di anticipare problemi e ottimizzare le risorse, così da ottenere il massimo da ogni investimento e da ogni scelta strategica.

Per le imprese di dimensioni medio-piccole, contesti dove non è presente una consolidata cultura di pianificazione e programmazione, il processo di elaborazione del budget assume un’importanza particolare in quanto può costituire il momento di valutazione delle strategie aziendali, in modo complementare, naturalmente, alla pur sempre necessaria pianificazione a monte di tutto.

Ma in cosa consiste, di preciso?

In parole semplici, il processo di budgeting è una sequenza organizzata di passi che permette di pianificare e gestire le risorse aziendali in modo ordinato e coerente. In questo percorso, sono coinvolti i responsabili delle varie aree aziendali, ognuno dei quali contribuisce con dati e previsioni specifiche. La fase iniziale del processo è lo sviluppo dei budget operativi, che costituiscono il punto di partenza fondamentale per costruire il budget economico complessivo.

Il budget economico è il cuore del processo di budgeting. È qui che vengono stimati ricavi, costi e margini attesi, offrendo una visione d’insieme delle dinamiche aziendali. Questo documento non si limita a una semplice previsione, ma diventa la base per il calcolo del budget patrimoniale e di quello finanziario, che completano il quadro.

In questo articolo ti spiegherò come compiere i primi passi per la redazione di un budget preciso ed efficacie, iniziando proprio dalle operazioni preliminari e dalla redazione del budget economico.

Fasi preliminari del budgeting

Il budget viene solitamente redatto prima dell’inizio dell’anno fiscale successivo, per consentire all’azienda di pianificare le proprie attività e risorse con sufficiente anticipo. In genere, il processo inizia verso la fine del terzo trimestre o all’inizio del quarto trimestre dell’anno in corso.

Prima di iniziare a elaborarlo, però, sono necessari alcuni passaggi preventivi che, pur non prevedendo ancora la stesura del budget vero e proprio, svolgono un ruolo chiave nel fornire le basi necessarie per una pianificazione accurata. In pratica, si tratta di raccogliere e analizzare tutte le informazioni che possono influenzare le scelte strategiche e operative dell’azienda.

Vediamo nel dettaglio in cosa consistono.

La prima attività preliminare è l’acquisizione degli input dal piano strategico aziendale. Qui si prendono in considerazione i principali obiettivi dell’impresa, si identificano i fattori chiave che potrebbero influenzare il mercato (interni ed esterni) e si valutano le strategie competitive.

Se la tua azienda sta valutando un cambiamento di strategia, ad esempio passando da un modello di vendita tradizionale a uno diretto, magari tramite e-commerce, queste decisioni devono essere prese in considerazione già in tale fase in quanto hanno una netta influenza sui costi operativi, gli investimenti in marketing e le risorse necessarie.

Una volta stabiliti gli input strategici, si procede con una fase più operativa: la previsione di chiusura dell’esercizio in corso, detta anche preconsuntivo. Questo passaggio consiste nel fare una stima dei risultati che l’azienda otterrà a fine anno, basandosi sui dati già disponibili (come i consuntivi dei trimestri precedenti) e su proiezioni realistiche per il periodo mancante. Per fare ciò, è comune utilizzare una chiusura contabile provvisoria, spesso al terzo trimestre, e integrare questi dati con proiezioni relative all’ultimo periodo dell’esercizio.

Il preconsuntivo è uno strumento prezioso, poiché stabilizza i dati di partenza e offre una base di confronto per il futuro. Ad esempio, può fornirti informazioni utili sulla marginalità media di un prodotto o su come variano i prezzi medi in un determinato mercato.

Ma, per passare dalla teoria alla pratica, come si fa a prevedere quello che accadrà nei mesi finali dell’anno?

A questo scopo esistono diverse metodologie, tra le quali le più comuni e diffuse sono le seguenti.

1. Mantenimento delle stime già presenti nel budget in corso. Questa è l’opzione più semplice e lineare: si tratta di proseguire con i numeri già stimati in fase di budgeting nell’anno precedente, riferiti all’anno in corso. Se non ci sono stati cambiamenti significativi nelle condizioni di mercato o nelle operazioni aziendali, questa metodologia ti permette di continuare con le proiezioni già stabilite. Tuttavia, non tiene conto degli scostamenti reali che potrebbero essere emersi nei mesi già trascorsi.
2. Analisi degli scostamenti del consuntivo e applicazione delle variazioni. In questa modalità, si confrontano i risultati effettivi dei mesi già trascorsi con le stime originali di budget. Gli scostamenti (differenze tra ciò che avevi previsto e ciò che è effettivamente accaduto) vengono poi utilizzati per aggiornare i numeri di budget per i mesi rimanenti. Ad esempio, se i ricavi dei primi sei mesi sono stati inferiori al previsto, puoi adeguare le previsioni per i mesi successivi, riflettendo questo trend nelle stime future. Questo approccio è più preciso rispetto al mantenimento delle stime originali, poiché tiene conto delle performance reali dell’azienda.
3. Verifica degli ordini in corso e revisione dei dati ambientali Questa modalità prevede un’analisi più approfondita e complessa. Oltre a confrontare i risultati consuntivi con il budget, si verificano gli ordini attualmente in corso per capire se gli scostamenti osservati nei mesi precedenti continueranno o meno. Se i dati mostrano che le deviazioni continueranno a influenzare i mesi futuri, puoi integrare queste informazioni con nuove previsioni, aggiornando il budget in modo più realistico. In questo caso, potresti anche rivedere i dati ambientali, come l’andamento del mercato o dei principali clienti, per riflettere le nuove condizioni operative. Questa metodologia, pur richiedendo più tempo e sforzi, fornisce una stima molto più realistica e precisa del risultato a fine anno.

Solo dopo aver svolto queste analisi iniziali potrai passare alla fase operativa vera e propria, con la certezza di avere sotto controllo i fattori più importanti che potrebbero influenzare le performance della tua azienda.

Leggi anche: Quali tipi di budget esistono? Una panoramica completa per le aziende

Elaborazione dei budget operativi

Il passaggio successivo consiste nell’elaborazione dei budget operativi, ognuno relativo a una particolare area, o settore che, beninteso, devono essere identificate a monte. Spesso chiamate anche gestioni, queste aree sono i centri di costo e di profitto all’interno della tua azienda, e la loro corretta identificazione è fondamentale per poter assegnare responsabilità specifiche ai vari settori e monitorare con precisione le performance. Tuttavia, questo processo può variare notevolmente a seconda della struttura aziendale, delle dimensioni e del settore in cui operi.

Il motivo principale per cui è essenziale identificarle è che ogni settore della tua azienda contribuisce in modo diverso al raggiungimento degli obiettivi. Se non distingui tra vendite, produzione, approvvigionamenti, marketing e altri, rischi di perdere il controllo su dove vengono impiegate le risorse e su come stanno performando i vari dipartimenti. Ogni gestione deve quindi avere un budget dedicato, così da poter monitorare costantemente i costi e i ricavi associati.

Fin qui tutto chiaro, ma su quali aree, di preciso, dovresti costruire i budget operativi?

Non c’è una risposta univoca, o, meglio, la risposta può variare notevolmente a seconda della struttura aziendale, delle dimensioni e del settore in cui operi.

Al netto di questo, però, c’è un insieme minimo di aree che dovrebbero sempre essere prese in considerazione nel processo di budgeting operativo.

1. Budget area di mercato

1.1 Budget delle vendite

Il budget delle vendite è il punto di partenza di tutto il processo di budgeting. Si tratta della stima dei ricavi futuri e delle quantità che l’azienda prevede di vendere durante il periodo di riferimento, un valore fondamentale perché influisce direttamente sulla produzione e sugli approvvigionamenti. Per elaborarlo, bisogna considerare fattori come le tendenze di mercato, i comportamenti dei clienti, la stagionalità, e le azioni della concorrenza.

La previsione può essere suddivisa per prodotti, mercati o aree geografiche e deve essere coerente con gli obiettivi strategici dell’azienda, con le performance storiche e con gli input del piano strategico.

1.2 Budget dei costi commerciali e di marketing

Una volta stabilito il budget delle vendite, bisogna definire il budget dei costi commerciali e di marketing, che comprende tutte le spese necessarie a sostenere la tua attività di vendita. Questo include i costi legati alla gestione della rete di distribuzione, alle attività promozionali, pubblicitarie, e alle azioni di marketing necessarie per mantenere e incrementare la tua quota di mercato, come: spese per le campagne pubblicitarie, le promozioni, il marketing digitale, le fiere e gli eventi, nonché i costi per la gestione dei canali di comunicazione (ad esempio, social media, sito web, ecc.).

2. Budget area produttiva

2.1 Budget delle rimanenze di prodotti finiti e semilavorati

Il budget delle rimanenze stima il valore e le quantità dei prodotti finiti e dei semilavorati che resteranno in magazzino alla fine del periodo ed è strettamente legato alle previsioni di vendita e alle strategie commerciali: ad esempio, se l’azienda decide di mantenere alti livelli di scorte per migliorare il servizio clienti o per far fronte a picchi di domanda, i costi di mantenimento delle scorte inseriti nel budget aumenteranno di conseguenza.

2.2 Budget di produzione

Il budget di produzione pianifica le quantità di beni da produrre per soddisfare la domanda prevista e deve tener conto delle capacità produttive dell’azienda e delle risorse necessarie, come i materiali e la manodopera. Le previsioni devono essere realistiche e devono basarsi sui dati storici, ma anche su eventuali cambiamenti nelle politiche aziendali.

In questo budget vengono stimate le quantità da produrre in base alle vendite previste, le ore di lavoro necessarie e i costi associati alla produzione, come quelli relativi alle macchine, agli impianti e al personale.

2.3 Budget delle rimanenze di materie prime e componenti

Il budget delle rimanenze di materie prime, quando presente, è fondamentale per garantire che l’azienda abbia sempre a disposizione le scorte necessarie per produrre le quantità previste. Si basa sulle stime di produzione e deve considerare le politiche di approvvigionamento, i tempi di consegna dei fornitori e la gestione del magazzino.

2.4 Budget degli approvvigionamenti

Il budget degli approvvigionamenti stima i costi per l’acquisto delle materie prime e dei componenti necessari per la produzione e dipende dalle quantità da produrre e dalle politiche di gestione delle scorte.

3. Budget di struttura

3.1 Budget dei costi di struttura

Il budget dei costi di struttura comprende tutte le spese operative legate alla gestione della struttura aziendale. Include costi fissi come affitti, utenze, manutenzione, e spese generali. Questo budget rappresenta una parte importante dei costi aziendali, specialmente nelle piccole imprese, dove le spese fisse costituiscono una quota significativa del totale.

In alcune aziende, il budget dei costi di struttura può essere suddiviso in più sezioni, per monitorare meglio le spese per famiglia di costi (ad esempio, spese per l’energia, manutenzione, ecc.). Questo permette di identificare eventuali inefficienze e di ottimizzare la gestione delle risorse.

3.2 Budget del personale indiretto di supporto

Il budget del personale indiretto riguarda i costi del personale che non è direttamente coinvolto nella produzione, ma che svolge un ruolo di supporto essenziale. Questo include, ad esempio, il personale amministrativo, quello del magazzino, della manutenzione e dei servizi generali.

4. Sintesi e consolidamento del budget economico

Dopo aver elaborato i vari budget operativi, il passo successivo è quello di consolidare tutto in un unico budget economico, un documento riassuntivo ti fornisce una visione d’insieme, combinando i risultati dei singoli budget di vendita, produzione, approvvigionamenti e costi. L’obiettivo è ottenere un quadro completo delle risorse che serviranno per gestire la tua azienda nel periodo previsto, tenendo conto sia dei costi sia dei ricavi stimati.

La stesura del budget economico non presenta particolari difficoltà operative, articolandosi in un processo di aggregazione delle informazioni provenienti dai singoli budget operativi.

Le difficoltà possono emergere in fase di scelta del modello di rappresentazione grafica del budget stesso: in forma scalare o a sezioni contrapposte.

Rappresentazione Scalare

La rappresentazione scalare prevede una struttura lineare, o “a scalini”, dove i ricavi sono riportati in alto e, successivamente, vengono sottratti i diversi costi, uno alla volta, per ottenere una serie di margini intermedi fino ad arrivare al risultato finale, ossia il reddito netto. Questo tipo di rappresentazione è utile perché permette di evidenziare in modo chiaro e progressivo le diverse fasi della creazione del risultato aziendale, mostrando il contributo di ogni gruppo di costi sulla redditività.

Un esempio di questa struttura scalare potrebbe essere:

• Ricavi netti (vendite totali)
• – Costi del venduto (materie prime, manodopera diretta, costi industriali)
• = Margine lordo
• – Costi operativi (amministrativi, marketing, ecc.)
• = Margine operativo lordo
• – Ammortamenti e accantonamenti
• = Reddito operativo (EBIT)
• – Oneri/proventi finanziari
• = Reddito ante imposte
• – Imposte
• = Reddito netto

La caratteristica principale di questa rappresentazione è che permette di visualizzare le marginalità ad ogni passo, rendendo più facile capire l’impatto di ogni singolo elemento di costo.

Rappresentazione a Sezioni Contrapposte

La rappresentazione a sezioni contrapposte, invece, dispone ricavi e costi in due colonne opposte, una di fronte all’altra. Da una parte vengono riportati i ricavi, e dall’altra vengono elencati i vari costi, permettendo di confrontare in modo diretto i valori per ogni sezione.

Esempio semplificato di una rappresentazione a sezioni contrapposte:

In questa rappresentazione, non c’è una sottrazione “a scalini” dei costi dai ricavi, ma una visione di insieme in cui i ricavi e i costi vengono confrontati a livello complessivo. Questa modalità è meno dettagliata rispetto a quella scalare e non consente di vedere chiaramente le marginalità intermedie, ma può essere utile per ottenere una visione più sintetica o per confrontare in modo diretto le diverse componenti economiche.

Da qui, poi, partirai per la creazione delle altre due tipologie di budget, quello patrimoniale e quello finanziario, dei quali parleremo negli articoli successivi.

Leggi anche: Come migliorare l’efficienza aziendale in modo efficace e sostenibile

In conclusione

Un approccio metodico e scientifico alla gestione aziendale è essenziale per qualsiasi impresa, indipendentemente dalle sue dimensioni. Anche piccoli commercianti e microimprese possono beneficiare di una pianificazione strutturata che consenta loro di ottimizzare le risorse e migliorare le performance, riducendo rischi e sprechi.

Insomma, il processo di budgeting non è solo una pratica riservata alle grandi aziende: è uno strumento che permette anche a te di mantenere il controllo sugli obiettivi e prendere decisioni strategiche con maggiore sicurezza.

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Domande & Risposte

Cosa si intende per budget economico?

Il budget economico è una stima dei ricavi, dei costi e dei margini attesi per l’anno successivo, offrendo una visione complessiva delle dinamiche aziendali. È uno strumento di pianificazione essenziale per una gestione efficace delle risorse aziendali.

Quali modalità di rappresentazione grafica del budget economico esistono?

Esistono due principali modalità di rappresentazione grafica del budget economico: la rappresentazione scalare e quella a sezioni contrapposte. La prima mostra i ricavi e i costi in modo sequenziale, evidenziando i margini intermedi, mentre la seconda dispone ricavi e costi su due colonne opposte per un confronto diretto.

Perché è importante elaborare i budget operativi?

I budget operativi consentono di monitorare in modo specifico i costi e i ricavi associati alle diverse aree aziendali, garantendo che ogni gestione abbia un budget dedicato per un controllo preciso delle performance.