Punti salienti

• Le scorte di sicurezza sono un cuscinetto contro l’imprevisto. Mantenerle consente di evitare blocchi operativi e perdite di opportunità di vendita, soprattutto nei momenti di domanda imprevedibile o ritardi di consegna. Tuttavia, è fondamentale trovare un giusto equilibrio per evitare eccedenze che bloccano capitali e spazio.
• Ottimizzare il magazzino riduce i costi, migliora la soddisfazione del cliente e libera risorse per investimenti strategici. Utilizzare strumenti di gestione automatizzata, uniti a revisioni periodiche delle scorte, garantisce efficienza e adattabilità alle fluttuazioni del mercato.
• La pianificazione strategica è alla base di una gestione efficace. Analizzare costantemente i dati sulle vendite, come ad esempio gli ordini, i tempi di consegna e la domanda di mercato permette di prendere decisioni informate e pianificare con precisione le quantità di scorte necessarie. Una buona pianificazione migliora i flussi di cassa e sostiene una crescita sostenibile dell’impresa.

Gli errori nel calcolo delle scorte non sono solo numeri sbagliati, ma veri e propri ostacoli al successo che impattano vendite, fiducia dei clienti e reputazione del brand

Gestire le scorte non è mai un compito semplice, soprattutto per le piccole imprese che operano con risorse limitate e spesso improvvisano. Però non puoi evitare di porre attenzione a questo aspetto.

Ti sembra una considerazione ovvia e scontata?

Forse, ma per mia esperienza sono ancora tantissimi gli imprenditori, soprattutto nelle piccole e micro imprese, che ignorano questo passaggio, o che, comunque, non vi ripongono la dovuta attenzione.

Se anche tu sei tra questi, ragiona un attimo con me e pensa a quali possono essere le conseguenze.

Immagina di essere il proprietario di un negozio di biciclette, in piena stagione primaverile, quando tutti iniziano a rispolverare le loro due ruote per godersi il bel tempo. Entra un cliente con un sorriso entusiasta: ha bisogno di un ricambio essenziale, un nuovo cambio per la sua mountain bike, e non vede l’ora di acquistarlo per montare in sella e godersi la stagione.

Ma quando controlli lo scaffale, il prodotto non c’è.

Ti scusi, prometti di ordinarlo subito, ma leggi nei suoi occhi la delusione. Se ne va, dicendo che proverà altrove. Sai che, nel frattempo, probabilmente acquisterà tutto ciò che gli serve dalla concorrenza. Magari lì troverà anche un servizio clienti più pronto, e tu hai perso un’opportunità che difficilmente tornerà.

Ora ribaltiamo la situazione: hai ordinato una quantità eccessiva di caschi da ciclismo di un colore alla moda, convinto che avrebbero spopolato. Ma non sono piaciuti come speravi.

Ora il magazzino è pieno di scatoloni ingombranti, un promemoria costante di un errore di previsione. Ogni casco invenduto è capitale fermo, uno spreco che rallenta altre attività: non hai spazio per le novità di stagione, né liquidità per investire in promozioni che attirerebbero nuovi clienti. Peggio ancora, quei caschi cominciano a impolverarsi, e con essi anche la tua motivazione.

Le conseguenze si amplificano come cerchi concentrici su uno stagno. Perdi vendite immediate, certo, ma anche fiducia: i clienti che non trovano ciò che cercano difficilmente tornano. Il tuo team potrebbe iniziare a demoralizzarsi, frustrato dal continuo destreggiarsi tra ordini tardivi e prodotti obsoleti.

Nel frattempo, i costi aumentano: hai speso troppo per un magazzino che non si muove, ma spendi ancora di più per risolvere emergenze e ordini urgenti.

Insomma, una cattiva gestione delle scorte non è solo un errore logistico; è un domino di piccoli fallimenti che erodono lentamente la salute e la reputazione della tua attività. E, in questo contesto, le scorte di sicurezza rappresentano un concetto centrale per qualsiasi impresa.

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Cosa sono le scorte di sicurezza?

Le scorte di sicurezza, o stock di sicurezza, rappresentano una quantità aggiuntiva di prodotti o materie prime che un’azienda mantiene in magazzino oltre alle scorte normali previste per le vendite quotidiane.

In sostanza, hanno la funzione di fare da cuscinetto contro imprevisti come ritardi nelle consegne dai fornitori o variazioni improvvise nella domanda. Non si tratta solo di mantenere un valore materiale nel magazzino, ma di adottare una strategia che assicuri la continuità operativa della tua attività.

Per una piccola impresa, ogni decisione conta: avere scorte di sicurezza adeguate può fare la differenza tra una giornata ricca di vendite e una situazione di stallo in cui i clienti sono andati via delusi per la mancanza di prodotti.

Come detto prima, però, è vitale trovare il giusto equilibrio tra l’avere scorte sufficienti per garantire il servizio ed evitare eccessi che possono impattare negativamente sul flusso di cassa. Troppe scorte possono immobilizzare risorse finanziarie preziose, mentre scorte insufficienti possono compromettere la soddisfazione del cliente, oltre che far sfumare preziose opportunità di vendita.

Tutto chiaro, ma come facciamo a calcolare di preciso la quantità di scorte di sicurezza ideale?

Come calcolare le scorte di sicurezza

Calcolare le scorte di sicurezza non è un’impresa titanica: per intenderci, non si tratta di un compito riservato solo alle multinazionali che offrono migliaia di prodotti in tutto il mondo.

Tutt’altro: è un compito che puoi, anzi devi portare avanti anche tu.

Per farlo ci sono diverse formule che possono essere utilizzate, ma in questo articolo mi limiterò a illustrartene 3, in ordine crescente di complessità: la prima semplice ma efficace, la seconda un poco più articolata, ma senza eccessive criticità, la terza dedicata a chi desidera un alto livello di precisione, ma decisamente più complessa delle altre.

Un semplice metodo per il calcolo dello stock di sicurezza

Una delle formule più semplici per calcolare lo stock di sicurezza, basata sul lead time (ovvero sul tempo che intercorre tra l’effettuazione di un ordine presso un fornitore e la ricezione effettiva dei prodotti in magazzino), è la seguente.

Stock di sicurezza = (lead time massimo – lead time standard) x domanda media giornaliera.

Supponiamo che un’azienda utilizzi quotidianamente 150 unità di un componente per mantenere la produzione attiva. Il tempo di consegna abituale è di 4 giorni, ma in circostanze straordinarie il fornitore potrebbe impiegare fino a 7 giorni per consegnare.

Calcoliamo lo stock di sicurezza:

• tempo massimo di consegna = 7 giorni;
• tempo di consegna normale = 4 giorni;
• domanda media giornaliera = 150 unità.

Stock di sicurezza = (7 – 4) x 150 = 450 unità.

Questo significa che l’azienda dovrebbe mantenere una riserva di 450 unità del componente per evitare interruzioni in caso di ritardi nelle consegne.

Leggi anche: 5 errori di gestione aziendale che stanno sabotando il tuo successo (e come evitarli)

Un metodo avanzato basato sul lead time

Esiste, poi, un’altra formula basata sempre sul lead time, ma un poco più complessa e precisa della precedente.

Scorta di Sicurezza = (Livello massimo di scorta impiegato al giorno × Lead Time massimo in giorni) – (Livello medio di scorta impiegato al giorno × Lead Time medio in giorni).

Facciamo un esempio pratico.

Immagina di gestire un negozio di articoli per ufficio e di voler calcolare la scorta di sicurezza per un prodotto molto richiesto, come la carta per stampanti. La situazione è la seguente:

• durante i periodi di alta domanda, vendiamo fino a 80 risme di carta in un giorno. Questo è il nostro livello massimo di scorta giornaliero;
• in media, vendiamo 50 risme di carta al giorno. Questo rappresenta il nostro livello medio di scorta giornaliero;
• in media, il fornitore impiega 10 giorni per consegnare un ordine, che è quindi il nostro lead time medio;
• nei casi di ritardo, il fornitore può impiegare fino a 15 giorni per la consegna, quindi 15 giorni è il nostro lead time massimo.

Siamo pronti per il calcolo.

Per prima cosa, moltiplichiamo il livello massimo di domanda giornaliera (80 risme) per il lead time massimo (15 giorni), ottenendo 1200. Questo rappresenta la quantità massima che potremmo vendere durante il periodo di attesa più lungo.

Successivamente, moltiplichiamo il livello medio di domanda giornaliera (50 risme) per il lead time medio (10 giorni), ottenendo 500. Questo rappresenta la quantità che normalmente venderemmo durante il tempo di consegna abituale.

Infine, sottraiamo il secondo risultato dal primo per ottenere la scorta di sicurezza: 1200 meno 500 ci dà 700. Se teniamo in magazzino questa quantità di risme, dovremmo essere al sicuro da eventuali picchi di domanda così da evitare l’esaurimento totale delle scorte.

Il metodo dello Z-score: una formula avanzata con un alto livello di precisione

Un altro metodo avanzato, che, ti avviso, è piuttosto complicato rispetto ai precedenti, è l’uso del punteggio Z, che permette di calcolare le scorte di sicurezza basandosi sulla variabilità della domanda e sull’affidabilità del fornitore. La formula è la seguente:

Scorta di Sicurezza = Z-score × Deviazione standard della domanda durante il lead time + Scorte necessarie per le vendite quotidiane.

Sembra troppo difficile?

Seguimi che ti spiego meglio.

Lo Z-score è una misura statistica utilizzata nel calcolo delle scorte di sicurezza per gestire la variabilità della domanda e dei tempi di approvvigionamento, garantendo che l’azienda abbia abbastanza scorte per coprire eventuali ritardi o picchi imprevisti nella domanda.

Non ti annoierò con interminabili spiegazioni matematiche, ma devi sapere che il valore preciso di Z-score da applicare alla formula lo puoi, anzi lo devi scegliere tu.

Prima, però, bisogna stabilire il livello di servizio desiderato. Ad esempio:

• un livello di servizio del 95% (cioè una probabilità del 95% di non rimanere senza scorte) corrisponde a un punteggio Z di circa 1,65;
• Un livello di servizio del 99% corrisponde a un punteggio Z di circa 2,33.

Maggiore è il livello di servizio desiderato, maggiore sarà il punteggio Z, e quindi la scorta di sicurezza sarà più alta.

Per praticità ti dico questo: se vuoi avere una buona sicurezza di avere sempre scorte a disposizione, fai conto che il tuo punteggio Z sia sempre 1,65: significa che seguendo questo consiglio avrai il 95% di probabilità di non rimanere senza scorte, mica male.

Ora passiamo alla deviazione standard: questa misura ci dice quanto i valori in un insieme di dati sono “sparsi” o “dispersi” rispetto alla media di quei dati. In parole più semplici, ci mostra quanto i singoli valori differiscono dal valore medio.

Ecco un esempio pratico, compreso di calcolo della deviazione standard:

Immaginiamo di avere un negozio e di registrare il numero di prodotti venduti per 5 giorni consecutivi. I numeri sono:

• Giorno 1: 40 prodotti
• Giorno 2: 50 prodotti
• Giorno 3: 60 prodotti
• Giorno 4: 45 prodotti
• Giorno 5: 55 prodotti

Per prima cosa, troviamo la media aritmetica dei prodotti venduti in questi 5 giorni. Sommiamo tutti i numeri e dividiamo il totale per 5 (perché abbiamo 5 giorni).

In questo caso, la somma è 250 che, diviso 5, dà 50 prodotti.

Ora calcoliamo quanto ciascun numero si discosta dalla media. Lo facciamo sottraendo la media dal numero di prodotti venduti ogni giorno.

• Il primo giorno, con 40 prodotti, è inferiore alla media di 10 clienti (50 – 40 = 10).
• Il secondo giorno, con 50 prodotti, è uguale alla media, quindi la differenza è 0 (50 – 50 = 0).
• Il terzo giorno, con 60 prodotti, supera la media di 10 clienti (60 – 50 = 10).
• Il quarto giorno, con 45 prodotti, è inferiore alla media di 5 clienti (50 – 45 = 5).
• Il quinto giorno, con 55 prodotti, supera la media di 5 clienti (55 – 50 = 5).

Per rendere più facile il calcolo, e per evitare che le differenze positive e negative si annullino, eleviamo ogni differenza al quadrato. Questo significa che trasformiamo ogni valore in un numero positivo.

• Per il primo giorno, la differenza di 10 diventa 100.
• Per il secondo giorno, la differenza di 0 rimane 0.
• Per il terzo giorno, la differenza di 10 diventa 100.
• Per il quarto giorno, la differenza di 5 diventa 25.
• Per il quinto giorno, la differenza di 5 diventa 25.

Ora sommiamo questi numeri: 100, 0, 100, 25, e 25, ottenendo un totale di 250. Poi dividiamo per il numero di giorni, cioè 5, e otteniamo un valore medio di 50. Questo valore medio delle differenze al quadrato si chiama “varianza“.

Per ottenere la deviazione standard, prendiamo la radice quadrata della varianza. In questo caso, la radice quadrata di 50 è circa 7,07.

Questo valore ci aiuta a capire che, anche se in media ci sono 50 clienti al giorno, c’è una certa oscillazione intorno a questo numero, e possiamo aspettarci variazioni fino a circa 7 clienti in più o in meno rispetto alla media. Manca un passaggio, però: come calcolare questa deviazione durante il lead time?

È sufficiente moltiplicare la deviazione standard per la radice quadrata del lead time stesso.

Immaginiamo che il periodo che passa tra il momento in cui viene effettuato un ordine al fornitore e il momento in cui le scorte ordinate vengono effettivamente ricevute sia 5 giorni. In questo caso dobbiamo calcolare la radice quadrata di 5: otteniamo 2,24 che, moltiplicato per 7,07 dà 15,85.

Ora siamo pronti per il calcolo finale delle scorte di sicurezza. Ti ricordo la formula: Scorta di Sicurezza = Z-score × Deviazione standard della domanda durante il lead time + Scorte necessarie per le vendite quotidiane.

Lo Z-score è 1,65.

La deviazione standard della domanda durante il lead time è 15,85.

Calcoliamo: 1,65 x 15,85 = 26,15. Questo è il numero di scorte di cui abbiamo bisogno in aggiunta alle normali scorte per le vendite quotidiane. Considerato che queste ultime devono essere 250 (in quanto devono far fronte a 5 giorni di vendite di 50 prodotti in media al giorno), è opportuno tenere sempre in magazzino un minimo di circa 276 prodotti.

Conclusioni e prossimi passi per la tua azienda

Gestire le scorte di sicurezza in una piccola impresa non è solo una questione di numeri, ma di strategia e pianificazione.

Abbiamo visto come le scorte di sicurezza possano fungere da cuscinetto contro le incertezze del mercato e le fluttuazioni della domanda, garantendo che la tua attività possa continuare a prosperare anche in tempi difficili. Attraverso l’identificazione dei problemi comuni nella gestione delle scorte e l’adozione di metodi semplici per calcolarle, hai le basi per costruire una gestione delle scorte solida e affidabile.

Le strategie per ottimizzare le scorte, come evitare sprechi, mantenere buone relazioni con i fornitori e organizzare efficacemente il magazzino, sono strumenti essenziali per migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi. Adottare una routine di pianificazione e revisione periodica delle scorte ti permette di rimanere sempre aggiornato e di adattarti rapidamente ai cambiamenti del mercato, mantenendo alta la soddisfazione dei tuoi clienti e la salute finanziaria del tuo business.

Ma quali sono i prossimi passi concreti che puoi intraprendere per migliorare la gestione delle tue scorte?

Inizia analizzando le tue attuali pratiche di gestione del magazzino: quali sono i punti di forza e quali le aree di miglioramento?

Considera l’adozione di un software gestionale semplice ed economico che possa aiutarti a monitorare le scorte in modo più efficiente, senza richiedere un grande investimento. Ce ne sono tanti, te lo garantisco, e quando parleremo a quattr’occhi potrò indicarti alcune soluzioni molto interessanti per automatizzare alcune delle attività manuali, permettendoti di concentrarti su ciò che conta di più: far crescere la tua impresa.

Tieni a mente, però, che la gestione delle scorte non è che una sola delle componenti della gestione d’azienda: ci sono tanti altri aspetti sui quali dovrai lavorare per far crescere il tuo business in maniera sostenibile, come la corretta compilazione dei vari tipi di budget, l’ottimizzazione dei processi aziendali e la pianificazione strategica.

Insomma, il lavoro da fare è tanto ma, se portato avanti nel modo giusto, saranno tanti (e buoni!) anche i risultati che potrai raggiungere.

Se vuoi un supporto professionale lungo questo percorso, per stilare un piano di crescita organico e su misura per le tue esigenze, affidati ai nostri esperti. Contattaci per una consulenza personalizzata e scopri come Giorgio Petrucci può aiutarti a far crescere la tua attività con una gestione aziendale solida e orientata al futuro.

Scorte di sicurezza: domande & risposte

Cosa sono le scorte di sicurezza?

Le scorte di sicurezza rappresentano una quantità aggiuntiva di prodotti o materie prime che un’azienda mantiene in magazzino oltre alle scorte normali previste per le vendite quotidiane. Servono a coprire imprevisti come ritardi nelle consegne o variazioni improvvise nella domanda.

Come si calcolano le scorte di sicurezza?

Esistono diverse formule per calcolare le scorte di sicurezza. Una delle più semplici è: Scorte di sicurezza = (Lead time massimo – Lead time standard) × Domanda media giornaliera.
Ad esempio, se il lead time massimo è 7 giorni, il lead time standard è 4 giorni e la domanda media giornaliera è 150 unità, il calcolo sarà: (7 – 4) × 150 = 450 unità.

Quali sono i rischi di una gestione errata delle scorte?

Una cattiva gestione delle scorte può portare a perdite di vendite, clienti insoddisfatti, costi aggiuntivi per ordini urgenti e problemi di flusso di cassa. Troppa merce in magazzino immobilizza risorse finanziarie, mentre scorte insufficienti compromettono la soddisfazione dei clienti e le opportunità di vendita.